• L’Europass-Mobilité est disponible en téléchargement sur l’espace utilisateur de l’organisme demandeur. Il est alors pré-renseigné avec notamment les noms, prénoms du bénéficiaire et son numéro de parcours Europass-Mobilité.
• L’organisme demandeur peut compléter ou modifier les informations pré-renseignées sur le parcours, à l’exception du nom, prénom et numéro de parcours Ces trois informations authentifient le document et le Portfolio (pochette officielle éditée par la commission Européenne envoyée à l’organisme pour le bénéficiaire).
• La structure d'accueil en Europe y décrit brièvement (dans sa langue ou dans la langue véhiculaire contractuelle) le parcours européen suivi, précise l'identité et la fonction du tuteur, puis signe et appose son cachet.
• Le bénéficiaire signe le document, pour témoigner de son engagement dans le dispositif.
• Enfin, au retour du bénéficiaire, l'organisme demandeur traduit l'ensemble de ces indications, puis délivre officiellement l’Europass-Mobilité en le signant à son tour et en y apposant son cachet.

Europass-Mobilité au pluriel

Lorsque plusieurs parcours successifs sont effectués sous sa responsabilité, l'organisme d’envoi doit également inscrire les numéros affectés à ces parcours par le système de gestion en ligne.

A noter enfin qu'un nouvel Europass-Mobilité sera délivré dans le cas de parcours européens réalisés sous la responsabilité de plusieurs organismes d’envoi  successifs.