Projet Pilote PEGASE

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IN-F-002

Instructions

10/09/99

5

Elaborer ou actualiser une politique européenne de formation professionnelle

• Définir une politique d’ouverture européenne en matière de formation professionnelle s’appuyant sur le projet d’établissement
  
  
• Etablir un plan d’action annuel
  
  
• Constituer une équipe de pilotage
  
  
• Mettre en place les moyens nécessaires (coordinateur, secrétariat multilingue, mise à niveau en langues des formateurs…)
  
  
• Informer les bénéficiaires d’actions de mobilité

Documents associés :

• Projet d’établissement
• Organigramme fonctionnel
• Plan d’action
• Présentation d’une formation aux entreprises LI-FA-00

10

Entretenir et développer un réseau de partenaires européens

• Définir clairement les attentes à l’égard des partenaires actuels et futurs (type de collaboration envisagée, durée, pérennité, réciprocité, complémentarité, équilibre et convergence d’intérêts, diversité des pays et des acteurs, partage de ressources, niveau de délégation accepté, capital de confiance accordé…)
  
  
• Identifier ou rechercher les partenaires potentiels (bases de données d’organismes européens, listes d’adresses sectorielles, comités de jumelages, associations professionnelles…)
  
  
• S’informer, afin d’étendre le réseau, au travers :
  - des relations professionnelles, associatives, politiques, etc.
  - du dépouillement des rapports de stage européen des anciens étudiants
  - de toute opportunité qui se présente
  
  
• Contacter les partenaires potentiels en envoyant :
  - une offre de collaboration précise et motivante
  - une plaquette de présentation de l’organisme d'envoi
  
  
• Préparer une mission de prise de contact avec les partenaires potentiels intéressés :
  - convenir d’une date et d’un lieu de rendez-vous
  - constituer la délégation
  - réserver les moyens de transport et d’hébergement
  
  
• Rencontrer les partenaires potentiels, reformuler les objectifs, écouter les attentes de l’interlocuteur, définir les modalités de la coopération et négocier les accords de partenariat
  
  
• De retour, rédiger un compte rendu de mission
  
  
• Pérenniser les accords en signant une convention de partenariat
  
  
• Envoyer, au moins une fois par an, à chaque partenaire du réseau existant, une information relative aux étudiants à placer contenant :
  - une fiche descriptive de la formation suivie par le stagiaire
  - le profil du stagiaire potentiel
  
  
• Consolider le partenariat en renforçant les collaborations, en entamant une démarche de progrès mutuelle, en s’attaquant conjointement à de nouveaux défis

Documents associés :

• Liste des partenaires du réseau
• Objectifs de la politique européenne
• Plaquette de présentation de l’organisme d'envoi, référentiel de la formation
• Comptes rendus de mission de prospection
• Accords de partenariat

15

Recruter ou sélectionner les candidats

• Recruter ou sélectionner selon le référentiel de la formation et/ou du recrutement (examen du dossier et/ou entretien)
  - contenu du dossier :
  . lettre de motivation
  . curriculum vitae
  . bulletins de notes de la dernière année scolaire
  - critères de recrutement relatifs au stage européen :
  . niveau en 2 langues étrangères
  . motivation, ouverture d’esprit, curiosité, confiance en soi suffisante
  . autonomie, esprit d’initiative
  
  
• Etablir la liste des étudiants sélectionnés
  
  
• Enregistrer les informations sur les étudiants, nécessaires à l’organisation de stages

Documents associés :

• Référentiel de la formation suivie par le stagiaire
• Liste des étudiants recrutés
• Fiche étudiant RE-FA-00

20

Informer les stagiaires sur les modalités du stage

• Indiquer aux stagiaires au cours d’une réunion :
  - les objectifs du stage
  - les dates de celui-ci
  - les partenaires transnationaux susceptibles de les aider
  - les possibilités d’obtention de bourses
  
  
• Sensibiliser les stagiaires au choix de la destination en fonction :
  - de leur formation précédente et actuelle
  - des pôles économiques d’intérêt régional
  - de l’utilité du séjour pour un tiers (entreprise régionale...)
  - du montant des bourses
  
  
• Présenter le concept de parrain régional

Documents associés :

• Fiche " Mon projet de stage transnational " RE-FA-05

25

Définir les projets de stage

• Aider le stagiaire à bâtir son projet selon :
  - sa formation
  - le secteur d’activité de l’entreprise recherchée en adéquation avec la formation suivie
  - la langue qu’il maîtrise ou dans laquelle il veut progresser
  - le pays qui suscite son intérêt
  - ses motivations spécifiques
  - l’utilité de son séjour pour un tiers (entreprise régionale)
  - le carnet d’adresses de l’organisme d'envoi
  
  
• Transmettre les offres de stage émanant d’entreprises transnationales partenaires

Documents associés :

• Fiche " Mon projet de stage transnational " RE-FA-05
• Fiche " Offre de stage émanant de l’entreprise " RE-FA-10

30

Préparer un dossier de demande de stage

• Former les stagiaires :
  - à la rédaction de la lettre de motivation et du C.V.
  - aux techniques de recherche de stage (postulant : offreur de services et non demandeur passif)
  
  
• Informer l’entreprise sur les objectifs de la formation et du stage, les attentes de l’organisme d'envoi, les compétences du stagiaire à l’arrivée dans l’entreprise, les modalités de suivi et d’évaluation
  
  
• Vérifier que le dossier de demande de stage constitué par l’étudiant est :
  - complet
  - constitué dans les délais prescrits

Documents associés :

• Lettre de motivation et C.V. du stagiaire
• Lettre de recommandation de l’organisme d'envoi
• Présentation d’une formation aux entreprises LI-FA-00
• Fiche de candidature à un stage auprès du correspondant local RE-FA-25

40

Transmettre le dossier à l’entreprise ou au correspondant local

• Privilégier les envois groupés de dossiers vérifiés

Documents associés :

• Dossiers de demandes de stage
• Fiche de candidature à un stage auprès du correspondant local RE-FA-25

45

Relancer l’entreprise ou le correspondant local

• Privilégier le contact téléphonique, le courrier électronique ou le fax

Documents associés :

• Courrier ou fax de relance

50

Définir le programme de stage

• S’assurer que le programme proposé par le maître de stage est :
  - conforme aux objectifs et au référentiel de la formation
  - compatible avec les compétences du stagiaire
  
  
• Envoyer les 3 conventions de stage originales à l’entreprise pour signature
  
  
• Joindre, faire compléter et faire signer le programme du stage

Documents associés :

• Conventions de stage
• Programme de stage RE-FA-15

55

Signer les conventions de stage

• Vérifier que le stagiaire et l’entreprise ont correctement rempli et signé les parties les concernant :
  - cachet de l’entreprise apposé
  - dates de début et de fin de stage (jour, mois, année) exactes
  - programme de stage renseigné et conforme aux propositions antérieures
  
  
• Faire signer les 3 exemplaires originaux de la convention de stage par le directeur de l’organisme d'envoi
  
  
• Faire signer le programme de stage par le stagiaire et par le responsable des stages de l’organisme d'envoi
  
  
• Retourner un exemplaire original (convention + programme) à l’entreprise, un autre au stagiaire
  
  
• Enregistrer les informations sur l’entreprise nécessaires à la gestion du stage
  
  
• Archiver l’exemplaire de l’organisme d'envoi
  
  
• Demander, à l’organisme de sécurité sociale, le maintien du droit aux prestations sociales nationales pendant le stage de l’étudiant. Joindre une copie de la convention de stage à la demande
  
  
• Vérifier que l’assurance responsabilité civile de l’organisme de formation couvre bien la responsabilité du stagiaire pour les dommages qu’il pourrait causer dans l’entreprise et que celle-ci est étendue aux stages transnationaux

Documents associés :

• Conventions de stage
• Programme de stage RE-FA-15
• Fiche stage professionnel RE-FA-30
• Demande de maintien du droit aux prestations sociales
• Contrat d’assurance responsabilité civile de l’organisme de formation

60

Renforcer la préparation du séjour sur les plans linguistique et culturel

• Informer le stagiaire sur la vie dans le pays d’accueil (transport, horaires d’ouverture des commerces et bâtiments publics…)
  
  
• L’inciter à effectuer des recherches sur :
  - le pays, la région, la ville
  - le vocabulaire technique spécifique au secteur d’activité de l’entreprise d’accueil
  
  
• Préparer le jeune à se confronter à une culture qui lui est étrangère
  
  
• Sensibiliser les stagiaires à la diversité des aspects susceptibles d’être valorisés après un stage transnational
  
  
• S’assurer que le stagiaire effectue une démarche personnelle de préparation (lecture de journaux, TV...)
  
  
• Informer l’entreprise et/ou le correspondant local sur le niveau en langue du stagiaire

Documents associés :

• Guides touristiques, brochures, revues, journaux

65

Préparer le dossier de demande de bourses

• Informer les stagiaires sur les bourses :
  - régionales
  - nationales
  - européennes
  - autres, le cas échéant
  
  
• Distribuer les dossiers aux stagiaires

Documents associés :

• Dossiers de demande de bourses

75

Instruire le dossier de demande de bourses

• Vérifier que :
  - le dossier est complet (copie de convention de stage annexée)
  - les informations portées sont exactes
  - le dossier est constitué dans les délais prescrits
  
  
• Envoyer le dossier à l’organisme destinataire

Documents associés :

• Dossiers de demande de bourses

80

Effectuer une visite préparatoire au stage

• Rappeler, aux personnes rencontrées dans l’entreprise, les objectifs de la formation suivie par le stagiaire et ceux du stage
  
  
• Préciser les modalités de suivi et d’évaluation du stage
  
  
• Comparer les besoins, les attentes de l’entreprise à celles de l’organisme de formation
  
  
• Vérifier la cohérence entre les objectifs de formation et le programme de stage
  
  
• Affiner, avec le maître de stage, les activités à confier au jeune
  
  
• Vérifier que l’entreprise a bien une assurance qui couvre sa responsabilité civile en cas de dommages subis par le stagiaire
  
  
• Evaluer l’aptitude de l’entreprise à encadrer et former un stagiaire
  
  
• Définir avec le correspondant local :
  - le niveau d’accompagnement du stagiaire
  - les conditions de sa vie quotidienne (hébergement...)
  
  
• Rédiger un compte rendu de visite

Documents associés :

• Fiche " Visite de préparation de stage " RE-FA-20

85

Informer et/ou former le maître de stage

• Envoyer au maître de stage, pour information :
  - les démarches à entreprendre en cas d’accident du stagiaire
  - la date approximative de la visite de suivi de stage
  - les conditions de remise du rapport de stage par le stagiaire à l’organisme d'envoi
  - la fiche d’évaluation du stagiaire

Documents associés :

• Démarche à suivre en cas d’accident MO-FA-00
• Lettre d’information sur le suivi du stage
• Fiche d’évaluation du stagiaire RE-FA-60

90

Préparer le départ du stagiaire et organiser l’arrivée dans l’entreprise

• Informer les stagiaires sur :
  - les obligations légales, administratives
  - les papiers et renseignements à emporter
  - les démarches à entreprendre en cas d’accident et les modalités de remboursement des soins
  
  
• Remettre le carnet de bord
  
  
• Recueillir auprès des stagiaires les informations encore manquantes (adresse d’hébergement…) pour assurer le suivi du séjour
  
  
• Indiquer :
  - la date approximative de la visite de suivi de stage
  - la date d’envoi de la fiche de bilan du stage
  - les conditions de remise du rapport de stage à l’organisme de formation
  
  
• Transmettre à la compagnie d’assurance la liste des étudiants qui effectuent un stage transnational

Documents associés :

• Carnet de bord RE-FA-35
• Démarche à suivre en cas d’accident MO-FA-00
• Fiche stage professionnel RE-FA-30
• Liste des étudiants qui effectuent un stage transnational

100

Suivre le déroulement du stage

• Prendre contact avec le maître de stage et/ou le correspondant local afin de convenir d’une date de visite du stagiaire
  
  
• Inviter le parrain régional à se joindre à la visite
  
  
• Rendre visite au stagiaire dans l’entreprise :
  - évaluer le programme du stage au regard des objectifs de celui-ci et des compétences du stagiaire
  - en cas de problème, négocier une redéfinition du programme
  - apprécier l’intégration du stagiaire dans l’entreprise
  - estimer l’aptitude du maître de stage à encadrer le stagiaire et à cerner ses besoins
  
  
• Consolider les relations de partenariat avec le correspondant local
  
  
• Rédiger un compte rendu de visite
  
  
• Si une visite du responsable des stages ou d’un professeur ne s’avère pas possible (incompatibilité de dates, nombre de stagiaires insuffisant dans un pays...) :
  - confier la mission au correspondant local ou au parrain régional s’il est volontaire
  - négocier les modalités de la visite par le correspondant local ou le parrain régional
  - à défaut, recueillir les informations de suivi de stage au cours d’un entretien téléphonique avec le maître de stage et le stagiaire
  
  
• Mettre à jour les informations relatives au stage

Documents associés :

• Fiche de visite d’un stagiaire RE-FA-50
• Fiche stage professionnel RE-FA-30

110

Préparer l’évaluation et le bilan du stage

• Envoyer au stagiaire :
  - les dispositions relatives à la remise des rapports de stage
  - la fiche de bilan du stage
  - la fiche de remboursement de frais
  - la fiche de suivi de carrière professionnelle
  
  
• Envoyer au maître de stage :
  - une lettre de remerciements pour l’accueil du stagiaire
  - une fiche d’évaluation du stagiaire

Documents associés :

• Dispositions relatives à la remise des rapports de stage
• Fiche de bilan de stage professionnel RE-FF-55
• Fiche de remboursement de frais
• Fiche de suivi de carrière professionnelle RE-FF-70
• Lettre de remerciements
• Fiche d’évaluation du stagiaire RE-FA-60

130

Préparer la soutenance du stage

• Constituer la liste des stagiaires et des examinateurs
  
  
• Fixer une date, un lieu et une heure pour la soutenance
  
  
• Convoquer les stagiaires et les examinateurs
  
  
• Vérifier que les rapports de stage ont été remis dans les délais
  
  
• Transmettre les rapports de stage aux examinateurs
  
  
• Préparer les fiches d’évaluation de la soutenance
  
  
• Lire les rapports avant la date de la soutenance

Documents associés :

• Planning de soutenance de stage
• Rapports de stage
• Fiche d’évaluation de soutenance de stage professionnel RE-FF-65

135

Procéder à la soutenance du stage

• Ecouter la présentation du stagiaire
  
  
• Questionner celui-ci sur son expérience

Documents associés :

• Rapports de stage
• Fiche d’évaluation de soutenance de stage professionnel RE-FF-65

140

Evaluer la soutenance du stage

• Evaluer les acquis du stagiaire sur les plans :
  - professionnel
  - linguistique
  - développement personnel
  selon :
  - le référentiel de sa formation
  - la fiche d’évaluation de la soutenance

Documents associés :

• Fiche d’évaluation de soutenance de stage professionnel RE-FF-65

145

Organiser une rencontre entre anciens et futurs stagiaires

• Demander aux anciens stagiaires de témoigner de leur expérience auprès des étudiants de la promotion entrante
  
  
• Faire émerger une conscience plus aiguë et plus large des bénéfices du séjour (nouvelles compétences professionnelles, linguistiques, plus grande confiance en soi…)
  
  
• Confronter les divergences de points de vue des stagiaires pour des vécus semblables, relativiser les jugements abrupts portés sur des expériences singulières
  
  
• Montrer à la promotion entrante ce à quoi il est possible de parvenir au terme de la formation

Documents associés :

• Néant

150

Effectuer un bilan des stages

• Etablir la liste des étudiants dont la formation est validée
  
  
• Etablir, selon le cas, les documents de reconnaissance, de validation ou de certification
  
  
• Rédiger un rapport final sur le déroulement de la formation
  
  
• Le transmettre aux autorités administratives et pédagogiques

Documents associés :

• Liste des étudiants dont la formation est validée
• Fiche d’évaluation de soutenance de stage professionnel RE-FF-65
• Document de certification de la formation ou passeport " Europass – Formation "
• Fiche de bilan de stage professionnel RE-FF-55
• Fiche d’évaluation du stagiaire RE-FA-60
• Fiche de suivi de carrière professionnelle RE-FF-70

155

Evaluer la politique européenne de formation professionnelle

• Mettre à jour le tableau de bord qualité de la formation
  
  
• Comparer les résultats atteints aux objectifs du plan d’action annuel
  
  
• Analyser les données relatives à la qualité de la formation (employabilité des jeunes, développement du partenariat transnational…) ainsi que les dysfonctionnements
  
  
• Conserver les données en mémoire afin d’éviter la reproduction des erreurs et de capitaliser l’expérience
  
  
• Etablir un programme d’amélioration pour l’année suivante

Documents associés :

• Tableau de bord qualité
• Tableau d’évaluation du plan d’action annuel
• Fiches de dysfonctionnement
• Programme d’amélioration