Projet Pilote PEGASE

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Code

IN-F-001

Edition n° 5

Instructions

10/09/99

25

Définir les projets de stage

• Faire le point sur ses compétences professionnelles :
  - formation en cours
  - diplômes obtenus et stages effectués précédemment
  - autres expériences professionnelles
  
  
• Choisir le secteur d’activité des entreprises à contacter selon :
  - ses compétences, ses goûts et ses expériences passées
  - le réseau européen auquel est intégré l’organisme d'envoi
  - les vœux des autres stagiaires
  - le bénéfice potentiel pour l’entreprise d’accueil
  - la taille de l’entreprise recherchée
  - le type d’activités souhaitées pendant le stage
  - son projet professionnel pour l’avenir proche
  - l’utilité potentielle du stage pour une entreprise régionale porteuse d’un projet européen
  
  
• Faire le point sur ses compétences linguistiques
  - langue(s) maîtrisée(s) (oral, écrit)
  - souhaits d’approfondissement d’une langue particulière

• Choisir un pays de destination en fonction :
  - des compétences linguistiques à exploiter ou à développer
  - de la motivation pour ce pays, de ses goûts personnels

• Présenter son projet européen à un parrain régional potentiel ou rechercher celui-ci :
  - examiner avec lui la possibilité de faire profiter son entreprise du séjour européen
  - le motiver en lui montrant l’intérêt qu’il peut y trouver
  - signer une charte de parrainage, le cas échéant

Documents associés :

• Fiche " Mon projet de stage transnational " RE-FA-05
• Liste des entreprises et partenaires transnationaux de l’organisme de formation
• Charte de parrainage

30

Préparer un dossier de demande de stage

• Essayer de se mettre à la place de l’entreprise d’accueil
  
  
• Imaginer ce qui pourrait l’inciter à répondre positivement à la demande de stage
  
  
• Rédiger les lettres de motivation et le C.V. en fonction de la formation reçue à ce sujet
  
  
• Constituer les dossiers contenant chacun :
  - une lettre de motivation (manuscrite ou dactylographiée selon les pays)
  - un curriculum vitae (accompagné d’une photo d’identité pour certains pays)
  - une fiche descriptive des formations en cours et précédente
  - une lettre de recommandation émanant de l’organisme d'envoi
  
  
• Traduire le dossier dans la langue du pays choisi ou en anglais
  
  
• Fournir au correspondant local les informations nécessaires à l’organisation de la vie en dehors de l’entreprise (logement, préparation linguistique…)

Documents associés :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Fiche descriptive des formations suivies
• Lettre de recommandation
• Fiche de candidature à un stage auprès du correspondant local RE-FA-25

• Compléter ou corriger les documents non conformes
  
  
• Rédiger ou fournir les documents manquants

Documents associés :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Fiche descriptive des formations suivies
• Lettre de recommandation

40

Transmettre le dossier à l’entreprise ou au correspondant local

• Ne pas oublier d’indiquer le pays de destination sur l’enveloppe
  
  
• Mentionner les nom et adresse de l’expéditeur
  
  
• Affranchir au tarif en vigueur selon le pays destinataire

Documents associés :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Fiche descriptive des formations suivies
• Lettre de recommandation

45

Relancer l’entreprise ou le correspondant local

• Privilégier le contact téléphonique, le courrier électronique ou le fax
  
  
• Affiner son argumentation afin d’augmenter les chances d’obtenir une réponse positive

Documents associés :

• Courrier ou fax de relance

50

Définir le programme du stage

• Lors d’un entretien téléphonique ou au travers d’un courrier, faire part à l’interlocuteur dans l’entreprise de ses attentes, de sa motivation, des missions souhaitées, des projets pour lesquels sa participation est possible
  
  
• S’informer sur l’entreprise (taille, activité...)
  
  
• Définir avec le maître de stage :
  - un programme d’action pour la durée du stage
  - les modalités de l’encadrement et du suivi
  
  
• S’informer des obligations dans l’entreprise (horaires, confidentialité...)

Documents associés :

• Courrier

55

Signer les conventions de stage

• Remplir et signer les 3 exemplaires originaux de la convention de stage (stagiaire, entreprise, organisme d'envoi) ainsi que le programme de stage annexé :
  - les signer en premier lieu puis faire signer par le chef d’entreprise et enfin par la direction de l’organisme d'envoi
  
  
• Vérifier que l’entreprise a bien apposé son cachet (obligatoire) avec mention de l’adresse et que la convention contient les dates de début et de fin de stage (jour, mois, année)
  
  
• Photocopier 2 exemplaires de la convention de stage à destination de l’organisme gestionnaire des bourses de mobilité et de la Sécurité Sociale
  
  
• Ecrire aux autres entreprises qui ont répondu favorablement à la demande de stage pour les informer de son choix et les remercier
  
  
• S’il est validé par l’organisme d'envoi, signer le programme de stage proposé par l’entreprise

Documents associés :

• Convention de stage
• Programme de stage RE-FA-15

60

Renforcer la préparation du séjour sur les plans linguistique et culturel

• Etre assidu et participatif aux cours de langues
  
  
• Suivre quotidiennement des émissions de radio ou de télévision
  
  
• Lire chaque semaine un journal
  
  
• S’informer sur le pays, la région, la ville, les modes de vie…

Documents associés :

• Journaux, revues
• Livres touristiques, guides…

65

Préparer le dossier de demande de bourses

• S’informer auprès du responsable des stages des possibilités d’obtention de bourses régionales, nationales, européennes...
  
  
• Lire attentivement le dossier
  
  
• Remplir le dossier en suivant scrupuleusement les indications fournies afin de faciliter son traitement
  
  
• S’assurer que les documents fournis comportent toutes les informations demandées
  
  
• Respecter les délais prescrits

Documents associés :

• Dossier de demande de bourses

70

Compléter le dossier de demande de bourses

• Compléter ou corriger les rubriques non conformes du dossier
  
  
• Fournir les pièces manquantes

Documents associés :

• Dossier de demande de bourses

90

Préparer le départ du stagiaire et organiser l’arrivée dans l’entreprise

• Se mettre en règle sur le plan administratif :
  - pièces d’identité
  - carte de séjour (si séjour supérieur à 3 mois), visa
  - protection sociale (formulaires E111 et S3124)
  
  
• Autres formalités :
  - assurance responsabilité civile
  - contrat d’assistance – rapatriement
  - démarches à suivre en cas d’accident
  - allocation chômage
  - permis de conduire
  - impôts
  - douanes
  - retraite
  
  
• Préparer la vie quotidienne sur place (si possible avec l’appui du correspondant local) :
  - hébergement (type, adresse, montant du loyer, signature du bail)
  - transport (distance, fréquence, durée, coût)
  - repas (lieu, distance entre les lieux de travail et de vie, coût)
  - argent (ouvrir un compte bancaire dès l’arrivée)
  - santé (fiche médicale indiquant les allergies, incompatibilités médicales...)
  - loisirs, culture, sport
  
  
• Rencontrer un ancien stagiaire afin de profiter de son expérience et de ses conseils
  
  
• Fournir au responsable des stages de l’organisme d'envoi toutes les informations dont il aura besoin pour assurer le suivi du stage (adresse, téléphone…)
  
  
• Négocier avec vos hôtes (entreprise, correspondant local et logeur), au moins une semaine avant le départ, les modalités de votre accueil (date, heure et lieu)
  
  
• Eviter d’arriver le week-end afin de respecter leur repos hebdomadaire

Documents associés :

• Carnet de bord RE-FA-35
• Fiche stage professionnel RE-FA-30
• Démarche à suivre en cas d’accident MO-FA-00

95

Partir en stage / accueillir le stagiaire

• Veiller à ne pas partir sans :
  - les documents officiels (passeport…)
  - les adresses utiles (entreprise, hébergement)
  - les numéros de téléphone importants (organismes de formation, assurances, banque…)
  - les codes indispensables (carte bancaire, sécurité sociale, responsabilité civile…)
  - les titres de transport
  
  
• Envoyer dès l’arrivée, au responsable des stages, les informations manquantes sur :
  - l’entreprise (nom du maître de stage, numéros de téléphone et de fax)
  - l’hébergement sur place (adresse, numéro de téléphone)
  
  
• Suivre une préparation linguistique complémentaire auprès du correspondant local le cas échéant

Documents associés :

• Carnet de bord RE-FA-35

100

Suivre le déroulement du stage

• Se conformer aux règles de vie de l’entreprise (horaires, visites médicales, tenues de travail, accessoires de protection individuelle) telles que décrites dans le livret d’accueil
  
  
• Etre attentif aux usages du pays d’accueil en matière de mode de vie, de tenue vestimentaire, de politesse, de courtoisie, de tolérance, etc.
  
  
• Aller au contact des gens et essayer de leur parler le plus souvent possible
  
  
• Etre conscient que la pérennité du stage repose en grande partie sur le comportement du stagiaire
  
  
• Effectuer votre activité professionnelle conformément aux instructions du maître de stage (décrites dans une fiche de tâche). Ne pas se limiter cependant à celles-ci. Questionner, émettre des propositions, prendre des initiatives
  
  
• Rédiger un journal de bord quotidiennement
  
  
• Commencer à recueillir les informations qui permettront de construire le rapport de stage
  
  
• Faire le point périodiquement avec le maître de stage et remplir avec lui la fiche de suivi
  
  
• Rechercher les contacts avec les autres stagiaires
  
  
• Préparer la visite de suivi de stage effectuée par le responsable des stages et/ou le correspondant local (questions à poser, résultats à montrer…)

Documents associés :

• Livrets d’accueil de l’entreprise et du correspondant local
• Carnet de bord RE-FA-35
• Fiche de tâche RE-FA-40
• Fiche de suivi du stagiaire RE-FA-45

105

Valider l’ébauche du rapport de stage

• Rédiger un plan
  
  
• Rassembler et faire accepter par le maître de stage les informations et documents à insérer dans le rapport

Documents associés :

• Plan du rapport de stage
• Liste des documents utiles

• Remplir complètement :
  - la fiche de bilan de stage envoyée par le responsable des stages
  - la fiche de remboursement des frais de stage, le cas échéant

Documents associés :

• Fiche de bilan de stage professionnel RE-FF-55
• Fiche de remboursement de frais

• Rédiger le rapport de stage (dans la langue du pays d’accueil ou en anglais) à partir de l’activité menée, des informations recueillies et du journal du bord
  
  
• Le donner à lire au maître de stage afin de vérifier l’exactitude du contenu et d’expurger les informations confidentielles
  
  
• Dactylographier la version mise à jour
  
  
• Traduire le rapport dans la langue nationale (ou en anglais)
  
  
• Dactylographier les 2 versions du rapport de stage (langue nationale et langue du pays d’accueil ou anglais)
  
  
• Effectuer une soutenance " à blanc " devant un auditoire de l’entreprise

Documents associés :

• Carnet de bord RE-FA-35
• Rapport de stage

• Envoyer au responsable des stages avant la date limite fixée :
  - le rapport de stage en 2 exemplaires rédigés dans la langue nationale et un exemplaire rédigé dans la langue du pays d’accueil ou en anglais
  - la fiche de remboursement de frais accompagnée des justificatifs
  - la fiche de bilan du stage remplie
  - une attestation de fin de séjour datée de moins de dix jours avant la fin du séjour
  
  
• Remettre un exemplaire du rapport au maître de stage

Documents associés :

• Rapports de stage
• F iche de bilan de stage professionnel RE-FF-55
• Fiche de remboursement de frais
• Attestation de fin de séjour

• Faire un bilan du stage avec le maître de stage
  
  
• Effectuer toutes les formalités de départ :
  - résiliation du bail, paiement du dernier loyer
  - clôture du compte bancaire
  - etc.
  
  
• Faire ses adieux et remercier toutes les personnes qui ont facilité le déroulement du stage (entreprise, correspondant local, logeur…)

Documents associés :

• Lettres de remerciements le cas échéant

• Inviter le maître de stage et le parrain régional à la soutenance
  
  
• Préparer les documents d’aide à la soutenance (transparents...)

Documents associés :

• Rapports de stage, Documents d’aide à la soutenance

• Arriver à l’heure
  
  
• Etre habillé correctement
  
  
• Présenter son exposé conformément au règlement de la formation

Documents associés :

• Rapports de stage
• Documents d’aide à la soutenance

• Faire part de son expérience à de futurs stagiaires transnationaux
  
  
• Témoigner des bénéfices sur les plans personnel, professionnel, linguistique, etc. mais également des difficultés d’une expérience de vie transnationale
  
  
• Montrer que l’entreprise n’est pas insurmontable mais le plus souvent très enrichissante
  
  
• Donner confiance aux futurs stagiaires

Documents associés :

• Néant

• Examiner les possibilités qui s’offrent (poursuite d’études, recherche d’emploi en relation avec la qualification obtenue…)
  
  
• Faire le point sur ses nouvelles compétences personnelles, professionnelles, linguistiques
  
  
• Repérer les travaux effectués, les objectifs atteints, les compétences développées, les méthodes utilisées susceptibles d’être valorisés dans un entretien de recrutement
  
  
• Remplir les documents de suivi de carrière professionnelle émanant de l’organisme d'envoi
  
  
• Faire part au maître de stage et au correspondant local de ses résultats et de son devenir
  
  
• Revoir le parrain régional afin d’évaluer le degré de réalisation des objectifs fixés

Documents associés :

• Fiche de suivi de carrière professionnelle RE-FF-70