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Projet Pilote PEGASE
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GESTION DES PLACEMENTS
TRANSNATIONAUX
Fonctions de l’entreprise
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Code
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Instructions
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24/12/99
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SOMMAIRE
1/ Objet
2/ But de l’instruction
3/ Intérêts d’un stage européen
pour l’entreprise d’accueil
4/ Documents de référence
5/ Documents opérationnels
6/ Description des fonctions
1 / OBJET
Ce document décrit les activités qu’une entreprise doit entreprendre, afin d’accueillir un stagiaire, lors d’un placement transnational inscrit dans une formation professionnelle.
2 / BUT DE L’INSTRUCTION
- Améliorer la qualité du stage en définissant précisément
le rôle escompté du maître de stage, entre autres, depuis
l’élaboration des projets de stage jusqu’au bilan du placement,
- Aider le maître de stage dans l’accompagnement du stagiaire,
- Permettre une coordination optimale entre le stagiaire, le maître
de stage, le correspondant local du pays d’accueil et le responsable des stages
de l’organisme d'envoi.
3 / INTERETS D’UN STAGE EUROPEEN POUR L’ENTREPRISE D’ACCUEIL
- Satisfaire un besoin de l’entreprise grâce à l’apport d’un
jeune professionnel, ouvert aux réalités européennes,
qui a les compétences requises, du dynamisme et des idées nouvelles,
- Mieux appréhender le marché unique,
- Transmettre un savoir-faire et une expérience à un jeune,
- Améliorer le management de l’entreprise grâce aux tuteurs qui
renforcent le professionnalisme, l’esprit et la culture de l’entreprise,
- Avoir l’opportunité de créer un lien avec une entreprise européenne
grâce au stagiaire,
- Connaître le système éducatif d’autres pays européens,
- Elargir ses moyens de recrutement,
- Conforter l’image et la culture européenne de l’entreprise,
- Fournir au personnel une opportunité de pratiquer une langue étrangère
et de s’ouvrir à une autre culture
4 / DOCUMENTS DE REFERENCE
5 / DOCUMENTS OPERATIONNELS
- Les documents opérationnels sont listés au bas de chaque activité décrite au chapitre 6,
- Ils sont constitués d’enregistrements, de listes ou de modes opératoires,
- Ils peuvent être génériques ou spécifiques.
5.1 ) Documents génériques
| Exemple : Fiche de visite d’un stagiaire |
RE-FA-50
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intitulé
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code
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- Les documents opérationnels génériques sont partie
intégrante du projet pilote PEGASE,
- Leur intitulé est écrit en style " normal ",
- L’intitulé est suivi de son code.
5.2 ) Documents spécifiques
Exemple : Fiche descriptive du programme de formation
- Les documents opérationnels spécifiques sont hors projet PEGASE
car particuliers à un organisme donné,
- Leur intitulé est écrit en style " italique ",
- Ils ne portent pas de code.
6 / DESCRIPTION DES FONCTIONS
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Elaborer ou actualiser une politique européenne
de formation professionnelle
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- A partir du plan stratégique de l’entreprise, définir les besoins en matière de :
- compétences nouvelles et donc de formation du personnel
- recrutements à opérer
- coopérations transnationales
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Documents associés :
- Plan stratégique
- Programme de formation
- …
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Définir les projets de stage
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- Solliciter des offres de stage auprès des services de l’entreprise
- Recueillir et classer celles-ci par types de qualifications et niveau de formation
des stagiaires recherchés
- Proposer les sujets de stage aux organismes de formation partenaires
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Documents associés :
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Transmettre le dossier à l’entreprise ou au correspondant
local
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- Classer les demandes de stage reçues par niveau d’études et
types de formation suivie
- Mettre en relation les offres et les demandes
- Sélectionner les dossiers
- Proposer une ébauche de programme de stage aux candidats retenus
- Répondre négativement aux candidats non sélectionnés
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Documents associés :
- Lettres de demande de stages, C.V.
- Lettres de réponse (positives et négatives)
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Définir le programme de stage
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- Accorder un entretien téléphonique au candidat afin de répondre
à ses questions
- Affiner, en relation avec le stagiaire et l’organisme d'envoi, le programme
de stage
- Envoyer celui-ci au stagiaire ainsi qu’un document de présentation
de l’entreprise
- S’assurer que l’assurance " responsabilité civile " de l’entreprise couvre bien les dommages que pourrait subir le stagiaire du fait de la responsabilité de l’entreprise. A défaut, en contracter une
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Documents associés :
- Proposition de programme de stage
- Plaquette de présentation de l’entreprise
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Signer les conventions de stage
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- Faire signer la convention de stage en 3 exemplaires originaux (stagiaire,
entreprise, organisme d'envoi) par la direction de l’entreprise
- Remplir et signer le programme de stage annexé aux conventions
- Transmettre ceux-ci à l’organisme d'envoi du stagiaire
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Documents associés :
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Effectuer une visite préparatoire au stage
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- S’assurer, avec le responsable des stages de l’organisme d'envoi, de
la bonne compréhension des objectifs et des attentes réciproques
- Vérifier la faisabilité du programme de stage. L’ajuster si
nécessaire
- Régler les derniers détails en suspens
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Documents associés :
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Informer et/ou former le maître de stage
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- Informer le maître de stage sur son rôle, les objectifs du stage,
les motivations de l’entreprise à accueillir un stagiaire transnational,
l’accompagnement mis en place…
- Proposer une formation au maître de stage destinée à :
- mieux cerner sa mission (notamment les dimensions sociale et relationnelle)
- identifier les principales activités permettant de la mener
- prendre du recul et analyser sa propre expérience professionnelle
- faire le point sur ses compétences propres et celles attendues d’un maître de stage
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Documents associés :
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Préparer le départ du stagiaire et organiser
l’arrivée dans l’entreprise
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- Informer le personnel de l’arrivée d’un stagiaire
- Organiser son accueil
- Préparer un livret d’accueil
- Organiser la charge de travail du maître de stage choisi afin
qu’elle permette un suivi effectif du stagiaire
- Planifier les étapes principales du stage
- Repérer, parmi les activités de l’entreprise, celles
susceptibles de constituer des situations d’apprentissage riches
- Informer le maître de stage sur les démarches à
entreprendre en cas d’accident du stagiaire
- Déclarer la venue du stagiaire à l’assureur
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Documents associés :
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Partir en stage / accueillir le stagiaire
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- Accueillir le stagiaire :
- se présenter mutuellement
- lui faire visiter l’entreprise, le service
- le présenter au personnel de l’entreprise, du service, de l’équipe
- Informer le stagiaire :
- présentation de la société
- restaurant
- ...
- Informer, former le stagiaire :
- règles d’hygiène et de sécurité
- règlement intérieur
- consignes incendie
- Fournir les équipements de protection individuelle nécessaires le cas échéant
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Documents associés :
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Suivre le déroulement du stage
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- Mettre en relation les différents stagiaires de l’entreprise
- Orienter, accompagner les démarches du stagiaire au début du
séjour
- L’aider à se repérer dans l’environnement professionnel, géographique
et humain
- Définir une progression conciliant :
- les objectifs du stage définis par l’organisme d'envoi
- les contraintes de la vie de l’entreprise (production…)
- une gradation des difficultés favorisant la réussite et la motivation
- une complexité des tâches croissante associée
à une progression de l’autonomie du stagiaire
- Confier des tâches en rapport avec :
- la formation du stagiaire et ses compétences
- les activités de l’entreprise réelles et d’actualité
- S’assurer du bon déroulement du stage en faisant un point périodique
(hebdomadaire ou bimensuel) avec le stagiaire
- Encourager, soutenir le stagiaire en difficulté
- Convenir d’une date de visite avec le responsable des stages de l’organisme
de formation ou son correspondant local
- Accorder du temps (de 2 à 3 h) au responsable des stages de l’organisme d'envoi et/ou au correspondant local afin de faire le point lors de leur visite de suivi
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Documents associés :
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Valider l’ébauche du rapport de stage
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- Communiquer au stagiaire les renseignements nécessaires à la
rédaction du rapport (données historiques, économiques,
sociales… sur l’entreprise)
- Valider les informations contenues dans l’ébauche du rapport
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Documents associés :
- Plan du rapport de stage
- Liste des documents utiles
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Rédiger le rapport de stage
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- Aider le stagiaire dans la traduction du rapport
- Veiller à la non diffusion d’informations confidentielles
- Lui proposer une soutenance " à blanc " devant des membres de l’entreprise et du correspondant local
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Documents associés :
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Envoyer le rapport de stage et les fiches de bilan
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- Remplir la fiche d’évaluation du stagiaire envoyée par le responsable
des stages
- La retourner à l’organisme d'envoi
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Documents associés :
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Préparer le retour
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- Faire le bilan du stage avec le stagiaire (aspects professionnel, linguistique,
relationnel…)
- Etablir une attestation de stage ou remplir le passeport " Europass-Mobilité "
- Conseiller le stagiaire afin qu’il quitte ses hôtes, dans l’entreprise et en dehors, selon les usages
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Documents associés :
- Attestation de stage ou passeport " Europass-Mobilité "
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Procéder à la soutenance du rapport de stage
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- Participer, dans la mesure de ses possibilités, à la soutenance du stage
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Documents associés :
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Evaluer la soutenance du stage
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- Encourager le stagiaire
- Eclairer les examinateurs sur certains aspects du stage
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Documents associés :
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Effectuer un bilan des stages
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- Faire un bilan de l’ensemble des stages du point de vue :
- des stagiaires (acquis, difficultés vécues)
- de l’entreprise (retombées de l’activité des stagiaires,
organisation à améliorer)
- Mesurer l’adéquation offres – demandes de stage
- Le cas échéant, proposer un emploi aux stagiaires dont le profil correspond aux postes à pourvoir
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Documents associés :
- Rapport de bilan des stages
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Evaluer la politique européenne de formation professionnelle
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- Comparer les résultats atteints aux objectifs fixés
- Capitaliser l’expérience :
- définition plus précise des offres de stage et du profil des stagiaires recherchés
- amélioration de l’accueil et du suivi des jeunes
- professionnalisation des maîtres de stage
- etc.
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Documents associés :
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