Het professioneel gebruik binnen een onderneming verwijst naar een voordeel dat vrij en herhaaldelijk door de werkgever aan zijn werknemers wordt toegekend, zonder dat enige wettelijke, conventionele of contractuele bepaling hem daartoe verplicht. Eindejaarsbonus die al meerdere jaren wordt uitgekeerd, extra verlofdagen bij de start van het schooljaar, systematische toekenning van maaltijdcheques: deze praktijken, eenmaal ingesteld, creëren verplichtingen die de werkgever niet zonder formaliteiten kan intrekken.
Constante, generaliteit, fixiteit: de drie criteria die een professioneel gebruik verankeren
Een voordeel wordt pas een gebruik als het tegelijkertijd aan drie cumulatieve criteria voldoet. Het eerste, de generaliteit, vereist dat het voordeel betrekking heeft op het gehele personeel of op zijn minst een identificeerbare categorie (bijvoorbeeld alle technici op een locatie).
Het tweede criterium, de constante, vereist een regelmatige toekenning in de tijd. Een bonus die slechts één keer als uitzondering wordt uitgekeerd, creëert geen gebruik. Daarentegen valt dezelfde bonus die gedurende meerdere opeenvolgende jaren wordt voortgezet, onder het gebruik.
Het derde criterium, de fixiteit, houdt in dat de berekeningswijze of de toekenningsvoorwaarden voldoen aan specifieke en objectieve regels. Een gratificatie waarvan het bedrag varieert naar goeddunken van de werkgever voldoet niet aan deze voorwaarde. Zoals het gebruik binnen bedrijven volgens Business Futur uiteenzet, is het de combinatie van deze drie elementen die een eenvoudige gewoonte omzet in een afdwingbare verplichting.
Het gebruik wordt zonder schriftelijke overeenkomst en zonder bijzondere procedure ingesteld. Deze afwezigheid van formaliteiten bij de oprichting staat in contrast met de procedurele strengheid die vereist is om het te beëindigen.
Thuiswerken en maaltijdcheques: de rechtspraak die de gelijkheid van behandeling herdefinieert
De kwestie van het professioneel gebruik heeft een nieuwe dimensie gekregen met de generalisatie van telewerken. In twee arresten van 8 oktober 2025 (cassatie nrs. 24-12.373 en 24-10.566) heeft de Hoge Raad een duidelijk principe vastgesteld: de werkgever kan een voordeel niet weigeren enkel omdat de werknemer thuiswerkt, zolang de toekenningsvoorwaarden zijn vervuld.
De zaak betrof maaltijdcheques. De werkgever had de uitgifte ervan voor werknemers die thuiswerkten opgeschort na de sluiting van het bedrijfsrestaurant. De sociale kamer oordeelde dat deze opschorting gelijkstond aan het anders behandelen van werknemers die zich in een vergelijkbare situatie bevonden, in strijd met het gelijkheidsbeginsel.
De redenering gaat verder. De overstap naar telewerken doet een bestaand gebruik niet verdwijnen. Zolang de werkgever het gebruik niet formeel heeft opgezegd volgens de vereiste procedure, blijft het voordeel van toepassing, ook wanneer de materiële arbeidsomstandigheden veranderen.
Deze rechtspraak verplicht de HR-diensten om de verstrekte voordelen te auditeren vóór elke reorganisatie die telewerken met zich meebrengt. Het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden is niet voldoende om een recht dat door de praktijk is opgebouwd, te beëindigen.
Procedure voor het opzeggen van een gebruik binnen een onderneming
De werkgever behoudt de mogelijkheid om een gebruik te beëindigen, maar alleen door drie cumulatieve stappen te volgen. Het nalaten van één enkele stap maakt de opzegging niet tegenstelbaar aan de werknemers.
- De vertegenwoordigers van het personeel (sociaal en economisch comité) informeren over de beslissing om het gebruik te beëindigen, met vermelding van de beoogde ingangsdatum.
- Elke betrokken werknemer individueel op de hoogte stellen. Een aankondiging of mondelinge communicatie is niet voldoende: de Hoge Raad vereist persoonlijke informatie.
- Een voldoende opzegtermijn respecteren om eventuele onderhandelingen mogelijk te maken. Deze termijn is niet bij wet vastgesteld, maar moet redelijk zijn in het licht van het opgeheven voordeel.
Als de werkgever deze procedure niet volgt, kan de werknemer de arbeidsrechtbank inschakelen om het voordeel te behouden of een schadevergoeding te verkrijgen. Het juridische risico is reëel: een slecht opgezegd gebruik blijft zijn effecten voortzetten zolang de procedure niet correct is uitgevoerd.
Verschil met een collectieve overeenkomst of een eenzijdige verbintenis
Het gebruik onderscheidt zich van de bedrijfsafspraak, die voortkomt uit een onderhandeling met vakorganisaties en de opzegprocedures volgt die in de arbeidswet zijn vastgelegd. Het verschilt ook van de schriftelijke eenzijdige verbintenis, die een werkgeversbeslissing formaliseert maar waarvan het opzegregime strikter is geregeld.
In de praktijk kan de grens vaag zijn. Een dienstnota die door de directie is opgesteld en herhaaldelijk wordt toegepast, kan worden herkwalificeerd als een eenzijdige verbintenis in plaats van een gebruik, wat de voorwaarden voor intrekking verandert.
Preventief beheer van gebruik: goede praktijken voor bedrijven
De belangrijkste moeilijkheid ligt in het informele karakter van de oprichting van een gebruik. Een voordeel kan bindend worden zonder dat de directie zich bewust is van de juridische implicaties. De HR-diensten en de directe managers staan vooraan.
Eerste reflex: documenteer elke terugkerende praktijk (bonus, verlofdag, natura voordeel) en geef bij elke toekenning aan of het een eenmalig of herhaalbaar karakter heeft. Expliciet vermelden in een interne nota dat de gratificatie wordt uitgekeerd “als uitzondering en geen gebruik vormt” helpt om kristallisatie te voorkomen.
- Voer een jaarlijkse audit uit van de verstrekte voordelen buiten het conventionele kader, door de loongegevens en de feedback van het terrein te combineren.
- Train de managers in de criteria van generaliteit, constance en fixiteit zodat ze risicovolle praktijken kunnen identificeren voordat ze zich omzetten in verplichtingen.
- Anticipeer op reorganisaties (thuiswerken, mobiliteit, bedrijfsoverdracht) door te controleren welke gebruiksregels mogelijk worden beïnvloed en, indien nodig, een procedure voor voorafgaande opzegging te starten.
De bedrijfsoverdracht verdient bijzondere aandacht. Bij een verandering van werkgever in de zin van artikel L. 1224-1 van de arbeidswet worden de geldende gebruiken van de overdrager overgedragen aan de overnemer. Laatstgenoemde moet deze volgens de gebruikelijke procedure opzeggen als hij ze wil beëindigen.
Een goed geïdentificeerd en correct beheerd professioneel gebruik beschermt de arbeidsrelatie. Slecht anticipeerden kan de onderneming blootstellen aan kostbare geschillen en een verlies van vertrouwen van de medewerkers, vooral wanneer de beëindiging zonder voorafgaande kennisgeving of dialoog plaatsvindt.
